Co to jest brief?

Zanim przystąpimy wykonania projektu lub zadania zawsze warto jest odpowiednio się przygotować. Odpowiedzieć na różne pytania, zaplanować kolejność działań oraz przygotować narzędzia potrzebne do pracy. By o niczym nie zapomnieć najlepiej spisać to w formie Briefu.

Brief – co to jest?

Już dawno powiedziano, że pisany tekst ma większą moc sprawczą niż myśli. Te drugie są ulotne, w jednej je pamiętamy a w kolejnej już nie. Często trudno jest je też w miarę logicznie ułożyć. Dlatego ważne rzeczy warto jest zapisywać. 

I tym właśnie w pewnym sensie jest brief. Bo brief jest streszczeniem (podsumowaniem) tego co udało nam się dowiedzieć o danym zadaniu:

• oczekiwań, potrzeb zleceniodawcy,
• wytyczne dotyczące realizacji projektu, 
• inspiracje (czyli co się komu podoba, propozycje rozwiązania)

Brief sporządzany jest najczęściej w formie papierowej. Jednak spokojnie może być również w formie elektronicznej (np. formularza). Forma elektroniczna może być przynajmniej moim zdaniem lepszym rozwiązaniem niż papierowa. Przynajmniej w sytuacji kiedy jest dobrze przygotowana. Nasi odbiorcy nie koniecznie bowiem muszą znać się na wszystkim. To znaczy dobrze by było aby znał się na swojej branży i był w miarę otwarty na sugestie (ale bez przesady).

Najważniejszymi zadaniami briefu są:

• zebranie informacji,
• ich uporządkowanie,
• rzeczywiste przedstawienie sytuacji,
• prawidłowe przygotowanie się do realizacji.

Kto powinien przygotować brief?

Brief powinien przygotować praktycznie każdy kto przygotowuje się do wykonania jakiegoś większego (a czasem nawet małego) zadania. Dzięki temu w jasny i czytelny sposób może określić co tak naprawdę jest mu potrzebne. 

Oczywiście z biegiem czasu zaczną pojawiać się prawie na pewno drobne odstępstwa. Jednak jeśli brief jest dobrze przygotowany, nie powinny one wprowadzać dużego chaosu.

Jakie informacje powinien zawierać?

By brief był dobry powinien zawierać różne ważne dla konkretnego projektu informacje. Przy czym jednocześnie powinien być zwięzły. Aby to osiągnąć zazwyczaj stawia się na różne kwestie takie jak:

Cel projektu

W praktyce powinniśmy się dowiedzieć o co chodzi, czego chce, potrzebuje zleceniodawca. Czyli np.:

• czy chce przeprowadzić kampanię reklamową,
• pozycjonować stronę,
• przygotować materiały reklamowe,
• zbudować nową stronę internetową,

Często zleceniodawca tak naprawdę nie wie czego potrzebuje. Jedynie oczekuje określonego efektu. Sami więc musimy dochodzić do tego co tak naprawdę jest mu potrzebne.

Grupa docelowa

Jak zawsze musimy pamiętać o tym dla kogo tworzymy. Kto będzie docelowym odbiorcom. Oczywiście trzeba brać pod uwagę co mówi zleceniodawca bo on najlepiej powinien wiedzieć czego chce i co oczekuje klient. Jednak zdarza się, że różnie z tym bywa.

Przykładowo brałam kiedyś udział w wdrożeniu gdzie okazało się, że produkt nie ma połowy potrzebnych funkcji. Z pozoru błaha rzecz zdaniem zleceniodawców. Bo była to witryna internetowa umożliwiająca rejestrację na targi wraz z wystawianiem faktur. I tu był właśnie problem, zleceniodawca nie porozmawiał z księgowością i obsługą klienta jakie dane muszą być zbierane.

Co to ma wspólnego z grupą docelową? W przypadku tego projektu były 2 grupy docelowe. Pierwsza to klient chcący zarejestrować się na targi, druga to osoby obsługujące serwis. Obie strony były równie ważne! Gdyby bowiem czegoś zabrakło mogły by być konsekwencje. Takie jak np. korekta do źle wystawionej faktury, brak rejestracji lub przerywanie podczas wypełniania formularza bo nie można wprowadzić odpowiednich danych.

Forma komunikacji (styl)

W praktyce zależy to od tego czym będziemy się zajmowali oraz kto jest zleceniodawcą. Na podstawie tego musimy ustalić jaka forma przekazu będzie najefektywniejsza. Czyli czy np.

• mamy zwracać się do odbiorcy formalnie,
• personalnie,
• ogólnie,
• wesoło, żartobliwie,
• poważnie,
• itp.

Forma ta powinna współgrać z brandem marki, tak by nie odrzucała od siebie potencjalnych klientów.

Forma przekazu, kolorystyka

Czyli co robimy, gdzie, dla kogo w jakiej formie. Brzmi dziwnie, ale to kwintesencja sprawy. Najlepiej będzie to omówić na przykładzie: 

• Co robimy -> Reklamę, promocję
• Gdzie -> W Google Ads
• Dla kogo -> Dla firmy X na produkty Y, Z
• W jakiej formie -> Tekstowej / Graficznej – trzeba zaprojektować grafiki
• Jaka jest kolorystyka firmy, branży -> Dobrać barwy pod firmę tak by „efekt końcowy” kojarzył się z firma

Działania konkurencji

Przygotowując się do konkretnego działania warto zwrócić uwagę na to co robi nasza konkurencja. Dzięki temu można się przekonać czy dana czynność działa lub nie działa. Czy też chcemy zrobić to co oni. Przykładowo przy tworzeniu nowej lub aktualizacji strony warto przyjrzeć się co na swojej stronie ma konkurencja. Czy ma jakieś slidery, tabele, menu jest tradycyjne czy może nowoczesne, itp.

Warto jednak pamiętać, że nie zawsze to co robi konkurencja sprawdzi się w naszym przypadku. Rynek może być bowiem przesycony lub nasza forma komunikacji inna. A tym samym nie będziemy trafiać do klientów.

Budżet projektu

Trzeba ustalić jaki mamy budżet na dane zadanie. Uwzględniamy w nim nasze zyski i wydatki. Czyli:

• ile zleceniodawca może zapłacić,
• co trzeba zrobić,
• ile czasu zajmie realizacja,
• ile nas to będzie kosztować,

Brzmi dziwnie dlatego może omówię to na przykładzie “wykonania prostej strony www”:

• trzeba ustalić na czym budujemy stronę,
• jakie ma mieć funkcjonalności,
• kto zaprojektuje jej wygląd, (koszt)
• czy może użyjemy gotowego motywu, (koszt)
• kto ją zakoduje,
• kto przygotuje (obrobi, umieści) dostarczone przez klienta materiały,
• czy będą potrzebne płatne rozszerzenia / biblioteki,

Dostępne zasoby

Czyli w praktyce to co możemy zaoferować i wykonać. Kiedy mówimy o zasobach nie mamy bowiem na myśli zawsze zasobów materialnych często chodzi bowiem także o te nie materialne takie jak:

• skład zespołu i jego umiejętności,
• czy osoba o odpowiednich kwalifikacjach ma czas na projekt,
• czy jesteśmy w stanie wyrobić się w terminie,
• czy mamy odpowiednie narzędzia do pracy,

Wbrew pozorom często barierą w wykonaniu danego produktu nie jest brak wykfalifikowanej kadry tylko czasu, oraz pomysłu jak zgrać ze sobą pracowników. Dlatego istotne jest wdrożenie odpowiednik metodyk prowadzenia projektów.

Podsumowanie

Jak widać stworzenie porządnego briefu w cale nie jest takie łatwe. Wydaje mi się jednak, że po napisaniu kilku będzie to nieco łatwiejsze. Dużo rzeczy bowiem jest trudne do czasu kiedy zaczniemy to stosować.

źródła:

• https://ks.pl/slownik/co-to-brief
• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-co-to-jest-brief-i-jak-napisac-go-poprawnie

Aurelia Sypniewska

W branży IT jestem już od 2007 roku. W tym czasie zajmowałam się głównie tematyką pozycjonowania i budowy stron internetowych. Hobbistycznie zajmuje się fotografią, podróżami (głównie tymi mikro). Interesuje się mitologią (Nordycką, Grecką i Rzymską) i historią.