Zdalny dostęp i możliwość edycji naszych dokumentów dzięki Office od Google

W dzisiejszych czasach mobilność często jest wymogiem jaki musimy spełniać by móc sprawnie pracować. Dlatego możliwość pracy w różnych miejscach nie tylko na swoim komputerze jest dla wielu z nas wręcz niezbędna.

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób pracuje zdalnie. Robi to przy tym nie koniecznie z własnego domu, ale np. z kawiarni czy jakiegoś open space. Pracuje w tedy na swoich firmowych lub wypożyczonych laptopach. Nie zawsze też chcemy by na nich znajdowały się wszystkie pliki lub chcemy mieć do nich dostęp praktycznie wszędzie.

Jak usprawnić pracę i mieć wszędzie dostęp do swoich dokumentów?

Już od kilku dobrych lat Google oferuje użytkownikom Gmaila w ramach usługi Dysku Google darmowe pakiety biurowe office (Google Workspace dawniej G suite). Wśród ogólnie dostępnych aplikacji znaleźć można:

• edytor tekstowy,
• arkusz kalkulacyjny,
• prezentacje,
• podgląd na inne usługi np.
  • moje mapy w Google,
  • ankiety, formularze,
• i wiele innych użytecznych narzędzi.

Stworzone w ten sposób dokumenty zapisywane są na serwerze Google są więc dostępne w każdym miejscu gdzie mamy dostęp do internetu. Dostępny jest tu praktycznie cały pakiet office.

Utworzone dokumenty możemy potem pobrać lub udostępnić dowolnemu użytkownikowi (jeśli znamy jego adres e-mail). Udostępnione dokumenty można później współtworzyć. Warto tu wspomnieć, że zarówno my jak i nasz partner widzimy wprowadzane przez siebie nawzajem zmiany w czasie rzeczywistym. Jest to duża zaleta ponieważ dzięki niej unikamy problemu nadpisywania treści (chyba że ktoś jest trollem i zrobi to specjalnie). Stanowi to często duży problem występujący np. w systemach CMS – jeden autor zapisując swoje zmiany kasuje zmiany wprowadzane równolegle – co gorsza nie jest tego świadomy.

Jak utworzyć nowy dokument w Google Workspace?

Logujemy się z pomocą konta Google do aplikacji Dysk za pomocą takich samych danych jak do Gmail. Znaleźć ją możemy klikając w kwadracik w prawym rogu wyszukiwarki.

Po zalogowaniu pokazuje się nam struktura dysku. W skład jej poza narzędziem wchodzą nasze pliki. Dokument, które utworzyliśmy wcześniej z pomocą narzędzi Google lub przesłaliśmy na dysk z naszego komputera.

Wszystko tu ma swoje miejsce. Narzędzia znajdują się w lewej kolumnie, podczas gdy w środkowej mieszczą się nasze pliki.

W celu dodania nowego pliku trzeba odnaleźć w lewej kolumnie przycisk utwórz i wybrać jeden z proponowanych np. Dokument (dla pliku tekstowego). Sposób obsługi plików nierożni się zbytnio od innych edytorów treści.

Do dysku Google można również podłączyć dodatkowe programy poprzez przycisk połącz więcej aplikacji. Trzeba jednak zwrócić uwagę że nie wszystkie dodatkowe programy są bezpłatne.

Dodawanie plików z poza Google

Oczywiście jest to możliwe. Bez większych problemów powiliśmy móc wgrać inne pliki jak obrazki, archiwa plików itp.

Dodawanie nowych plików wygląda podobnie jak tworzenie nowe pliku. Czyli klikamy przycisk nowy a następnie prześlij plik.

Pobieranie plików

W celu pobrania pliku wystarczy w niego kliknąć prawym przyciskiem myszy.

Następnie wybrać opcję pobierz.

Przenoszenie plików miedzy katalogami

Dla utrzymania porządku warto jest na dysku tworzyć katalogi – podobnie jak robimy to na naszych komputerach.

Przeniesienie do takiego katalogu nie jest trudne wystarczy go chwycić (zaznaczyć) i przeciągnąć (drag and drop)

FAQ

Aurelia Sypniewska

W branży IT jestem już od 2007 roku. W tym czasie zajmowałam się głównie tematyką pozycjonowania i budowy stron internetowych. Hobbistycznie zajmuje się fotografią, podróżami (głównie tymi mikro). Interesuje się mitologią (Nordycką, Grecką i Rzymską) i historią.